Мы ошибочно полагаем, что в году остается много времени, и ведем себя в соответствии с этим убеждением. У нас нет ощущения срочности, мы не осознаем, что важна каждая неделя, важен каждый день, важен каждый момент. В конечном итоге эффективное выполнение работы происходит каждый день и каждую неделю!

Брайан Моран, соавтор книги «12 недель в году»

В 1955 году Сирил Норткот Паркинсон, британский политолог и историк, заметил, что «работа занимает все время, отведенное на ее выполнение» . Этот простой принцип известен как Закон Паркинсона, и вынесенные из него уроки могут серьезно повлиять на возможность завершить задачу в нужный срок.

С точки зрения продуктивности это означает, что либо у вас слишком мало времени и вы вынуждены торопиться, либо времени у вас больше чем достаточно, и это приводит к сокрушительной неэффективности.

Очень редко случается, что мы выделяем на работу ровно столько времени, сколько необходимо. Большинство людей, на удивление, не способно предсказать, в какие сроки можно справиться с проектом, и, если времени будет больше нужного, оно уйдет целиком.

Но почему это происходит?

Такова человеческая натура. Мы ленивы. Мы мечтаем, чтобы все получалось легко и надеемся, что завтра будем более продуктивны, чем сегодня. Нам кажется, если у нас полно времени на работу над проектом, ее можно отложить на произвольную дату в будущем. Но, к сожалению, сегодня – это завтра с точки зрения вчера. Прямо сейчас мы проживаем наши фантазии из прошлого. Возможно, вчера вы думали, что сегодня у вас будет больше времени, чем оказалось на самом деле, а сегодня считаете, что завтра тоже будет больше времени.

Но на самом деле время конечно. Оно быстро утекает, и для работы над самыми важными целями существует только настоящий момент. Не стоит планировать сильно заранее и верить, что у вас будет масса времени на завершение главных проектов. Нужно поменять свой подход и приступить к работе прямо сегодня.

Почему долгосрочное планирование не работает

Самый распространенный подход к постановке целей выглядит так: раз в год человек садится и записывает свои новогодние обязательства. Это значит, что 1 января вы начинаете работать над проектами, которые, возможно, закончатся не раньше 31 декабря.

И как вас мотивирует дата, до которой остается еще год? Что вы потеряете, если не добьетесь прогресса сегодня, завтра, на следующей неделе или даже в следующем месяце?

У вас не только нет ощущения срочности – вы еще и не знаете, как будет выглядеть этот год. Вы почти или совсем не представляете, какие проекты у вас появятся, какие идеи к вам придут и какие возможности потребуют вашего внимания, энергии, времени и денег.

Главе компании Apple Тиму Куку задали вопрос о плане на 25 лет, который он составил, когда учился в школе бизнеса. Во время интервью спустя четверть века после выпуска у него спросили: «Какое влияние он [25-летний план] оказал на вашу жизнь?»

Вот как ответил Тим:

«[Мой план на 25 лет] выполнялся достаточно точно целых полтора-два года после написания. А далее ни один пункт не совпал с реальностью. Ни один. Урок здесь, по крайней мере для меня, в том, что путь был абсолютно не предсказуем».

Тим Кук – вероятно, один из самых могущественных людей в мире, и он не мог предсказать, где окажется сегодня. Что это говорит о долгосрочном планировании? По большому счету ничего хорошего.

Одна из лучших книг о продуктивности, которую я прочитал в своей жизни, – «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена. Подход Дэвида к продуктивности дает нам феноменальный урок того, как важно правильно смотреть на вещи:

«Я, исходя из практических соображений, советую двигаться снизу вверх. Я учил людей продвигаться в обоих направлениях и могу с уверенностью сказать, что с точки зрения долгосрочной выгоды тот, кто начинал с обретения контроля над текущими проблемами в своей повседневной жизни, а затем переносил акцент на более высокие уровни, никогда не ошибался».

Значит, чтобы решить проблемы на 25 лет вперед, сначала надо решить проблемы на 25 минут вперед. В своей книге Дэвид объясняет, что, когда он помогает клиенту взять под контроль повседневные задачи, тот начинает чувствовать себя гораздо увереннее, позитивнее и оптимистичнее относительно долгосрочного будущего.

Если вы хотите использовать эту методику, чтобы распланировать следующие лет двадцать, начните с плана на несколько часов, потом – на несколько дней и, может быть, даже на несколько недель.

Со временем, когда вы разовьете в себе умение составлять краткосрочное расписание, станет легче планировать и в долгосрочной перспективе. Но, как мы увидели на примере Тима Кука, здесь стоит ожидать убывающей отдачи. Другими словами, возможно, вы сумеете эффективно распланировать следующие 30 дней, но планирование на 30 лет будет гораздо более сложным и во многих отношениях бесполезным. Часто люди боятся долгосрочного будущего, но делают слишком мало в настоящем, чтобы как-то изменить свои обстоятельства.

Спросите себя: «Если я продолжу двигаться по дороге, по которой иду сейчас, где я буду через пять, десять или двадцать лет? Хочу ли я там оказаться?»

Ясность в этом вопросе может возыметь огромное влияние на ваш подход к отдельным повседневным задачам.

Что важнее прямо сейчас

Новогодние обязательства и планы на 25 лет не работают, потому что, заглядывая слишком далеко в неконтролируемое будущее, вы формируете ожидания, не соответствующие вашему идеальному «я».

Планируя на годы вперед, вы не отдаете должное своему потенциалу. Вы либо мечтаете о целях, которые настолько недостижимы, что вас парализует страх, либо, в еще худшем случае, о таких обыденных и скучных вещах, на которые уже сейчас не хватает энтузиазма.

Планируя жизнь на много лет вперед, вы часто воображаете идеализированное будущее, лишенное проблем и препятствий, и одновременно игнорируете возможности, которые есть прямо сейчас, в настоящем моменте. Это все равно что светить крошечным фонариком в огромной темной яме. Вы видите небольшое пространство перед собой, а об остальном приходится гадать. Чем дальше простираются ваши планы, тем больше вам приходится фантазировать, чтобы заполнить пробелы. Более того, из-за этого в настоящем вы начинаете слишком много проектов, которые не сочетаются с целями в будущем, и поэтому всегда очень заняты, но не добиваетесь реального прогресса.

Пытаться достичь главных целей в своей жизни, распланировав все на годы вперед, – просто не вариант. Давайте еще раз посмотрим на главные цели, которые вы обозначили в Шаге 1 Стратегии раннего утра.

Цели в вашем списке – это потенциальные проекты. Это идеи, фантазии и будущие возможности. Теперь вы преобразите эти концепции в реальность с помощью эффективной системы, которая прояснит, что именно важнее всего в данный момент, и позволит отложить остальное на другое время.

В результате недостатки долгосрочного планирования будут устранены здесь и сейчас, и вы сможете добиться настоящего прогресса в продвижении к самым важным целям.

Итак, представляю вам Квартальную систему.

Шаг 2: Квартальная система

Что произойдет, если прямо сейчас у вас будет только одна крупная цель? Как это изменит вашу жизнь? Будет ли в ней меньше стресса? Больше сосредоточенности?

А что если у вас будет 10 целей? Или 100? Справитесь ли вы с таким объемом работы – сегодня или за целый год?

Я постоянно убеждаюсь, что простота выигрывает всегда. Не бывает такого сценария, когда, добавляя больше задач, я чувствую себя лучше – разве что в моей жизни совсем ничего не происходит.

Скорее всего, ваша жизнь, как и моя, не нуждается в дополнительных задачах. Более того, нам нужно радикально их сократить, чтобы остаться на плаву, сосредоточиться и в конечном итоге добиться ощутимого прогресса в наших главных целях.

Сильно упрощенный список главных целей в сочетании со значительно более короткими временными рамками – ваш билет на выход из хаоса. Это более здоровая и продуктивная альтернатива для годовых целей или планов на много лет (или десятилетий).

Квартальная система – второй шаг Стратегии раннего утра, и она настолько проста, насколько кажется таковой. Вместо того чтобы ставить цели на год, вы будете ставить их на квартал.

Теперь вы можете сказать: «Но Джефф, у меня уже есть цели на год и на квартал. Чем эта система отличается от моей нынешней практики?»

Во-первых, если у вас уже есть продуманный письменный план на год, ваши цели разбиты на квартальные этапы и вы последовательно выполняете этот план, то вы на световые годы опередили большинство людей. Возможно, мне стоит пригласить вас в соавторы.

Во-вторых, когда я говорю о квартальных целях, то имею в виду подход, который Брайан Моран описывает в своей книге «12 недель в году». Он предлагает считать, что год длится три месяца или один квартал. (Я оперирую кварталами, но вы можете взять любой срок, который позволит вам лучше сосредоточиться. Именно в этом, в конце концов, и есть наша цель.)

На практике это означает, что квартал нужно воспринимать как год и планировать только в его пределах, за исключением крайней необходимости. А в конце текущего квартала надо работать так же напряженно, как вы обычно работаете в конце года из 12 месяцев.

Большинство людей обычно дают новогодние обещания в январе, а потом работают над ними как сумасшедшие в ноябре и декабре, потому что прокрастинировали 10 месяцев. Но если «год» длится 12 недель вместо 12 месяцев, срочность возникает прямо сейчас. Вы вынуждены расставлять приоритеты, быть предельно сосредоточенным и приступать к работе сразу, потому что время уходит.

Общепринятое деление года на кварталы

• 1 января – 31 марта

• 1 апреля – 30 июня

• 1 июля – 30 сентября

• 1 октября – 31 декабря

Меня так и тянет предложить вам выбрать другую продолжительность для своего года – например, два месяца или полгода.

Или просто жить только сегодняшним днем, не заглядывая за рамки ближайших суток. Но у Квартальной системы есть особая магия.

Деловой мир оперирует кварталами, и поэтому вам будет легче согласовать сроки завершения работы с коллегами. Кроме того, три месяца – достаточный срок, чтобы взяться за сложные проекты, например, если вы хотите начать собственный бизнес, написать книгу или подготовиться к марафону.

За три месяца может произойти многое, но все же это небольшой промежуток времени, с которым надо обращаться осторожно, чтобы не растратить попусту.

Мой опыт работы с Квартальной системой

Для меня Квартальная система стала по меньшей мере революционной. Не хочу преувеличивать ее преимущества, но должен сказать, что, когда благодаря ей я упростил свою и так уже очень продуктивную жизнь, все изменилось.

За несколько дней я исключил из списка личных целей больше десятка проектов и сосредоточился всего на четырех. Два из них я закончил за несколько недель, а потом, по мере появления времени, начал медленно добавлять другие.

Я сразу же почувствовал, как система положительно отразилась на моем настрое и как у меня понизился стресс. Я стал лучше контролировать свою жизнь и меньше �